Tipps

Für das Magazin „Neue Narrative“ habe ich einen Artikel darüber geschrieben, wie die Definition des jeweiligen Sinns einer Aufgabe oder eines Projektes zu Klarheit führt.

“Wer entspannte Phasen dazu nutzt, seine Aufgaben klar zu definieren, kann sie in stressigen Situationen entspannt erledigen. #GettingThingsDone #Effizienz“

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In dem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen klaren Geist erreichen, indem Sie Ihre

• Fokushorizonte betrachten und
• Wissen, wo Sie sich im mentalen Modell befinden.

Wie Sie daraus Ihre Ziele und den Sinn herausfinden können, erkläre ich anschaulich und mit praktischem Übungsteil für Sie.

„Neue Narrative“ ist das etwas andere Wirtschafts-Magazin für Neues Arbeiten.

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Manchmal ist es besser, wenn etwas einfach gehalten wird. Genialität entsteht nämlich oft durch die Einfachheit, Dinge einfach zu tun, ohne groß darüber nachzudenken.

Beispiel gefällig? Wer Ziele erreichen möchte, zum Beispiel regelmäßig Sport treiben oder mehr Bücher lesen, der schafft das am besten, wenn es einfach gemacht wird – täglich und ohne es ständig zu hinterfragen. Einfach machen und kontinuierlich wiederholen. Irgendwann wird es zur Gewohnheit und somit normal.

“Einfache #Routinen schaffen mehr Raum für #Kreativität. #Gewohnheiten #GTD“

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Auch bei Getting Things Done führen Gewohnheiten langfristig zum Erfolg. Diese können ganz simpel gestrickt sein. Wichtig ist, dass sie zum Alltag gehören wie das tägliche Zähneputzen. Es gehört dazu und wird nicht dauernd in Frage gestellt.

Für GTD ist es sinnvoll, sich täglich eine halbe Stunde Zeit zu nehmen, um – privat und beruflich – für Klarheit zu sorgen. Mit wöchentlich einer Stunde können Sie zudem Ihr Arbeitssystem stets aktuell halten und Ihre derzeitigen Projekte überblicken. Diese einfache Routine wird dafür sorgen, dass Sie mehr Raum für Kreativität haben.

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Arbeiten wie im Nirwana - Ein GTD Erfahrungsbericht

Das neue Jahr hat begonnen. Einige haben nicht nur neue Vorsätze mit ins Jahr 2017 genommen, sondern auch einen kräftigen Motivationsschub. Der eignet sich prima dafür, um an ihrem GTD-System ein paar Schrauben zu drehen, um noch produktiver und stressfreier arbeiten zu können.

“Fünf Tipps, um im neuen Jahr noch mehr aus #GTD herauszuholen.“

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Fünf Methoden, mit denen Sie künftig noch mehr aus Getting Things Done herausholen können:

• Produktivere Meetings: Wenn Sie in ein Meeting gehen, sollten Sie immer zwei Listen mitnehmen. Zum einen die „Agenda“-Liste mit neuen Themen, die Sie voranbringen wollen, und zum anderen die „Warten auf“-Liste mit Punkten, auf die Sie von Ihrem Gesprächspartner warten. So holen Sie das Beste aus jedem Meeting heraus.
• Kalender für mehr Balance und Fokus: Falls sich der Posteingang nicht richtig leeren will oder sich andere Aufgaben anstauen, dann blocken Sie in den nächsten Wochen am besten feste Zeiträume, um dem Problem Abhilfe zu schaffen.
• Der Wochenüberblick: Er ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für GTD. Vielleicht hilft Ihnen ein bestimmtes Ritual – etwa das Hören einer Playlist oder das Sitzen im Café –, um Ihren Wochenüberblick wirklich regelmäßig durchzuführen.
• Wechsel von Produktivitäts-Tools: Manchmal ist eine Neuausrichtung des Systems sinnvoll, um sich neu zu motivieren. Möglicherweise finden Sie eine neue geeignete App oder sogar praktische Hardware, die Sie bei Ihrem GTD-System unterstützen.
• In Verbindung bleiben: Wir von Next Action Partners setzen alles daran, ihnen ein produktiveres und stressfreieres Leben zu ermöglichen. Dazu gehören auch unsere Seminare und Webinare. Vielleicht ist für Sie 2017 etwas Ansprechendes dabei.

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Wie alle anderen Selbstmanagement-Methoden hat auch Getting Things Done mit Vorurteilen zu kämpfen. Zum Beispiel halten es einige für ein zu starres System oder glauben, sie nutzen Selbstmanagement-Tools wie Todoist und praktizieren damit schließlich schon GTD. Schauen wir uns die vermeintlichen Vorurteile an, sehen wir, dass dahinter sogar Vorteile stecken können.

“Sieben vermeintliche #GTD-Vorurteile und was in Wahrheit dahintersteckt. #Selbstmanagement“

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Ein Überblick über die sieben größten GTD-Vorurteile:

1. GTD ist starr und gibt mir zu viel vor. Das ist nicht der Fall, weil Sie bloß Tipps erhalten, die Sie flexibel und Ihren Bedürfnissen entsprechend anwenden können. Selbst einzelne Bestandteile wie die Zwei-Minuten-Regel können schon hilfreich sein.
2. Das System ist nicht für Spontanität ausgelegt. Ganz im Gegenteil: Ungeplante Aufgaben sind ein Teil des Systems. GTD hilft dabei, solche Aufgaben zu priorisieren und danach wieder strukturiert einzusteigen.
3. Wer zuvor ein System nutzte, muss sich für GTD nun komplett umstellen. Da GTD eher ein mentales Modell ist, lässt es sich in jedes andere System integrieren – egal ob auf Papier oder mithilfe von digitalen Tools.
4. Der Aufwand für die Einrichtung ist viel zu groß. Richtig ist, dass die einmalige Einrichtung zeitintensiv ist. Aber sie zahlt sich vielfach aus durch die eingesparte Zeit, die darauf folgt.
5. Unterschiedliche Listen zu führen bedeutet zu viel Arbeit. Deshalb ist es ratsam, wirklich nur solche Listen zu führen, die Ihnen einen Mehrwert bringen. Insgesamt haben Sie durch die Listen einen besseren Überblick, weil sie alles in einem System zusammengefasst haben.
6. Ich nutze Todoist und nutze GTD somit schon. Zwar können Sie GTD mit Todoist, Outlook oder anderen Tools nutzen. Aber Achtung: Nur weil Sie eines dieser Tools nutzen, wenden Sie nicht automatisch GTD an. Mithilfe von GTD können Sie Tools aber noch produktiver nutzen.
7. Auf Dauer ist GTD anstrengend. Ganz sicher würden Sie es langfristig anstrengender finden, Getting Things Done nicht zu nutzen, weil Ihnen GTD eine gute Struktur bietet und somit Zeit spart.

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„GETTING THINGS DONE“ – Das Interview zum aktuellen Buch

Mehr Effizienz im beruflichen und privaten Alltag – wer wünscht sich das nicht? Manchmal helfen schon kleine Maßnahmen wie zum Beispiel die Zwei-Minuten-Regel. Sie ist ein Element des Selbstmanagement-Systems Getting Things Done, kann aber auch davon unabhängig für mehr Effizienz sorgen.

Sie besagt: Erledigen Sie alle Aufgaben sofort, die weniger als zwei Minuten brauchen. So simpel die Aufgabe auch klingen mag, so sinnvoll erweist sie sich in der Praxis. Denn gerade die vielen kleinen Aufgaben – Anrufe erledigen, E-Mails beantworten oder Papiere abheften – können einen Stau im Kopf auslösen.

“Mit der Zwei-Minuten-Regel deutlich effizienter arbeiten. #GTD #Effizienz“

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Wer GTD bereits anwendet, der nutzt die Zwei-Minuten-Regel in der Phase „Verarbeiten“. Wenn bei einer herausgesuchten Aufgabe eine Aktion erforderlich ist, sind drei Optionen möglich:

1. Sie delegieren die Aufgabe an jemanden.
2. Sie verschieben die Aufgabe auf einen späteren Zeitpunkt.
3. Sie erledigen die Aufgabe sofort, wenn sie maximal zwei Minuten erfordert.

Egal ob Sie GTD-Anwender sind oder nicht: Die Zwei-Minuten-Regel ist einfach umzusetzen und nach einer Arbeitsphase von beispielsweise einer halben Stunde ist der Erfolg schon deutlich sichtbar: Mindestens 15 kleine Aufgaben haben Sie nicht mehr auf der Aufgabenliste – und vor allem nicht mehr im Kopf.

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6 Tipps um ganz sicher unproduktiv zu sein

Nicht jedes Meeting, das stattfindet, hat auch einen wirklichen Nutzen. Oft ist der Zweck unklar, weil es zum Beispiel nicht richtig vorbereitet wurde, das Meeting dauert viel zu lange und nicht selten folgen auf das Treffen keine verbindlichen Maßnahmen.

Angelehnt an das System von Getting Things Done (GTD) – Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen – können Meetings deutlich effizienter gestaltet werden.

“Meetings sind oft alles andere als effizient. Mit #GettingThingsDone kann sich das ändern. #GTD“

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Um die Effizienz mit GTD zu steigern, ist Folgendes hilfreich:

• Vor der Planung sollte sich der Organisator fragen, ob das Meeting überhaupt notwendig ist und stattdessen nicht eine Rundmail oder eine Telefonkonferenz reicht.
• Findet das Meeting statt, sollten die Organisatoren nur so viel Zeit einplanen, wie sie auch wirklich benötigen.
• Es sollten nur die Teilnehmer eingeladen werden, die für das Meeting relevant sind.
• Das Meeting sollte gut vorbereitet werden, sowohl inhaltlich als auch organisatorisch. Möglicherweise ist ein externer Moderator sinnvoll.
• Der konkrete Ablauf des Meetings sollte feststehen. Nützlich kann ein „Check-In“ sein, wo jeder Teilnehmer zu Beginn in einem Satz auf eine vorher festgelegte Frage antwortet. Am Ende der Sitzung folgt das „Check-Out“, wo jeder Teilnehmer in einem Satz erwähnt, wie er das Meeting wahrgenommen hat.
• Am Ende des Meetings sollten konkrete Maßnahmen festgelegt werden, was zu tun ist, wer dafür verantwortlich ist und bis wann es erledigt werden soll.

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6 Tipps um ganz sicher unproduktiv zu sein

Wer Aufgaben gerne mal vor sich herschiebt, der leidet umgangssprachlich unter der „Aufschieberitis“. Das betrifft sowohl private als auf berufliche Dinge. Insbesondere kluge Menschen erledigen einige ihrer Aufgaben nicht, obwohl sie längst fällig sind.

Das liegt daran, dass diese Personen im Alltag mehr komplexe Aufgaben zu bewältigen haben. Außerdem neigen intelligente Menschen eher dazu, sich mehr Gedanken über etwas zu machen. Das ist natürlich nicht per se schlecht, sondern nur dann, wenn sie negativ geprägt sind.

“Schluss mit der #Aufschieberitis: Durchbreche negative Denkmuster und gehe viele kleine Schritte.“

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Wer das ständige Aufschieben bekämpfen möchte, sollte sich zum einen bemühen, seine negativen Denkmuster zu durchbrechen. Die eigenen Gedanken haben nämlich einen Einfluss auf die Gefühle und das Verhalten. Hilfreich ist es deshalb, sich vor einer Aufgabe bewusst vorzustellen, wie das positive Endergebnis aussehen wird.

Eine gute Methode gegen die „Aufschieberitis“ ist zum anderen, sich immer nur kleine Schritte als Ziel zu setzen, weil wir somit schneller ein Erfolgserlebnis haben und nicht vor dem großen Berg an Aufgaben stehen. Mit vielen kleinen, realistischen Schritten kommen wir also schneller ans Ziel.

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Der erste Schritt in Richtung Selbstmanagement: Mehr denken, weniger arbeiten